HardMenu
Office Online
กลับหน้าหลักเลือกรายวิชา
การทำงานกับตารางข้อมูล

เมื่อเปิดไฟล์ฐานข้อมูลขึ้นมาแล้ว การทำงานในโปรแกรมจะอาศัยบัตรรายการใบแรกที่ชื่อว่า "Tables" อันเป็นบัตรรายการที่เก็บรวบรวมตารางข้อมูลที่ได้สร้างไว้ในไฟล์ฐานข้อมูล นับเป็นบัตรรายการสำคัญใบแรกในการใช้งาน

ข้อมูลในบัตรรายการ Tables จะอยู่ในรูปของตาราง อาจจะเป็นตารางเดียว, ตารางหลายตารางที่แยกการทำงาน หรือตารางหลายตารางที่มีการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลไว้ (Relationship) ก็ได้

วิธีการทำงานกับบัตรรายการ Tables

  • เปิดไฟล์ฐานข้อมูล
  • Click ที่บัตรรายการ Tables
  • ปรากฏตารางข้อมูลภายในบัตรรายการ
    Tables

การขอดูข้อมูลในตาราง

  • Click เลือกตารางข้อมูลที่ต้องการ
  • Click ที่ปุ่ม Open
  • ปรากฏข้อมูลในรูปของตารางที่ประกอบด้วยแถวแนวตั้งและ แถวแนวนอน
    Data

การปรับแต่งแบบอักษรหรือฟอนต์ในตารางข้อมูล

บางครั้งตารางที่บันทึกข้อมูลภาษาไทย เมื่อนำไปเรียกดูด้วยคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น อาจจะพบว่าการแสดงผลภาษาไทยไม่ถูกต้อง เกิดปัญหาตัวอักษรขยะ ดังนั้นจะต้องปรับแต่งแบบอักษรหรือฟอนต์ใหม่ ดังนี้

  • เปิดตารางข้อมูล
  • เลือกคำสั่ง Format, Font...
  • ปรากฏกรอบโต้ตอบการปรับแต่งแบบอักษร
    Font
  • เลือกแบบอักษรที่แสดงผลภาษาไทยได้ เช่น AngsanaUPC, JasmineUPC, Angsana New จากรายการ Font :
  • เลือกลักษณะตัวอักษร (Font style), ขนาดตัวอักษร (Size) และสีตัวอักษร (Color) ที่ต้องการ
  • Click ที่ปุ่ม OK เพื่อยืนยันการปรับแต่งแบบอักษร

การควบคุมหน้าต่างข้อมูล

ข้อมูลในตารางที่เปิดแสดง จะอยู่ในรูปของหน้าต่างการทำงาน ดังนั้นควรทราบวิธีการควบคุมหน้าต่างข้อมูล เพื่อช่วยให้การทำงานและแสดงผลเกิดประสิทธิภาพสูงสุด

การย่อ/ขยายขนาดหน้าต่างข้อมูล

หน้าต่างข้อมูลสามารถย่อ หรือขยายขนาดได้ โดยอาศัยปุ่ม Maximize / Restore Button ควบคุม สภาพการทำงานที่ดีที่สุด ควรขยายขนาดของหน้าต่างให้สูงสุด เท่ากับขนาดของจอภาพ โดย Click ที่ปุ่ม Maximize

การปิดหน้าต่าง

เมื่อเลิกใช้งานหน้าต่างข้อมูล สามารถปิดได้โดย Click ที่ปุ่มปิดหน้าต่าง (Close Button) ซึ่งปรากฏอยู่ ณ ตำแหน่งมุมบนด้านขวาของตาราง

การเลื่อนดูข้อมูลในตาราง

ข้อมูลในตารางฐานข้อมูลมักจะเก็บไว้ในปริมาณมาก ซึ่งไม่สามารถแสดงผลได้ครบใน 1 จอภาพ ดังนั้นจะต้องอาศัยการเลื่อนจอภาพเพื่อดูผล

การเลื่อนดูข้อมูลในตารางฐานข้อมูล มีวิธีการหลายๆ วิธี เช่น

  • เลื่อนโดยการใช้ปุ่มลูกศร
  • เลื่อนโดยใช้แถบเลื่อน (Scroll Bar) ซึ่งจะปรากฏในรูปแถวแนวนอนด้านล่างของตาราง และรูปแถวแนวตั้งที่ขอบขวาของตาราง
    Scroll Bar
  • การใช้แถบควบคุมการเลื่อนเรคคอร์ด (Record Navigator) ในกรณีที่ต้องการเลื่อนดูข้อมูลครั้งละ 1 เรคคอร์ด สามารถใช้ปุ่มเลื่อนบนแถบควบคุมการเลื่อนเรคคอร์ด ซึ่งจะปรากฏที่ด้านล่างของตาราง
    Record Navigator
การทำงานกับข้อมูลในตาราง

การเพิ่มข้อมูลใหม่ (Add New Record)

  • Click ที่ปุ่ม New Record ในแถบเครื่องมือ
    หรือ
    เลื่อน Cursor ไปยังเรคคอร์ดสุดท้าย
  • Cursor จะเลื่อนไปยังเรคคอร์ดว่างเรคคอร์ดสุดท้าย
  • พิมพ์ข้อมูลที่ต้องการในแต่ละฟิลด์ โดยใช้ปุ่ม <TAB> หรือ <Shift><Tab> ช่วยในการเลื่อน Cursor ไปมาระหว่างฟิลด์

การลบเรคคอร์ด (Delete Record)

  • นำ Cursor ไปไว้ยังเรคคอร์ดที่ต้องการลบ
  • Click ที่ปุ่ม Delete Record
  • โปรแกรมจะแสดงกรอบโต้ตอบเพื่อยืนยันการลบข้อมูล
    Confirm Delete Record
  • Click ที่ปุ่ม Yes เมื่อยืนยันที่จะลบเรคคอร์ด หรือ Click ที่ปุ่ม No เมื่อต้องการยกเลิกการลบเรคคอร์ด

การแก้ไขข้อมูล

  • Click เมาส์ในฟิลด์ที่ต้องการแก้ไข
  • พิมพ์ข้อมูลที่ต้องการ

การปรับความกว้างของคอลัมน์ (Column Width)

  • เลื่อนเมาส์ไปยังเส้นคั่นระหว่างชื่อฟิลด์ในแถบแสดงชื่อฟิลด์
  • Drag เมาส์ให้ได้ความกว้างที่ต้องการ หรือ Double Click เพื่อให้ได้ความกว้างพอดีกับความยาวของข้อมูลในฟิลด์นั้นๆ

การจัดเรียงข้อมูล (Sorting)

  • Click เมาส์ในฟิลด์ที่ต้องการใช้เป็นเงื่อนไขเพื่อจัดเรียงข้อมูล
  • Click ที่ปุ่มเครื่องมือจัดเรียงข้อมูล ซึ่งมี 2 ปุ่ม ได้แก่
    • ปุ่มจัดเรียงข้อมูลจากน้อยไปหามาก คือ จัดเรียง 0 - 9, ก - ฮ หรือ A - Z
    • ปุ่มจัดเรียงข้อมูลจากมากไปหาน้อย คือ จัดเรียง 9 - 0, ฮ - ก หรือ Z - A

การค้นหาข้อมูล (Finding)

  • Click เมาส์ในฟิลด์ที่ต้องการค้นหาข้อมูล
  • เลือกคำสั่ง Edit, Find...
  • ปรากฏกรอบโต้ตอบการค้นหาข้อมูล
  • พิมพ์คำที่ต้องการค้นหาในรายการ Find What :
  • กำหนดทิศทางการค้นหาจากรายการ Search :
    คือ ค้นหาทั้งตาราง (All) หรือ ค้นหาจากตำแหน่ง Cursor ขึ้นไปถึงเรคคอร์ดแรก (Up) หรือ ค้นหาจากตำแหน่ง Cursor ลงไปถึงเรคคอร์ดสุดท้าย (Down)
  • กำหนดการตรวจสอบข้อมูลจากรายการ Match :
    หากคำที่กำหนด ต้องการให้โปรแกรมค้นหาจากส่วนหนึ่งส่วนใดของฟิลด์ ให้เลือก Any Part of Field หากต้องการให้คำที่ค้นหา ตรงกับคำที่ป้อน ให้เลือก Whole Filed หากต้องการให้คำที่กำหนด อยู่ตอนต้นข้อความในฟิลด์ให้เลือก Start of Field เช่น ป้อนคำที่ต้องการค้นหาด้วยคำว่า "คอมพิวเตอร์" โดยข้อมูลในตารางมี "ศูนย์คอมพิวเตอร์" , "คอมพิวเตอร์" , "คอมพิวเตอร์ศึกษา"
    • เมื่อเลือกรายการ Match เป็น Any Part of Field โปรแกรมก็จะพบข้อความในฟิลด์ที่มีรายการ "ศูนย์คอมพิวเตอร์" และ "คอมพิวเตอร์" และ "คอมพิวเตอร์ศึกษา"
    • เมื่อเลือกรายการ Match เป็น Whole Field โปรแกรมก็จะพบเฉพาะคำว่า "คอมพิวเตอร์"
    • เมื่อเลือกรายการ Match เป็น Start of Field โปรแกรมจะพบเฉพาะคำว่า "คอมพิวเตอร์ศึกษา"
  • เมื่อคำที่ค้นหาเป็นภาษาอังกฤษ และต้องการตรวจสอบตัวอักษรพิมพ์ใหญ่ อักษรพิมพ์เล็ก ให้เลือกรายการ Match Case ด้วย
  • Search Fields As Formatted ใช้เมื่อต้องการค้นหาคำที่มีการจัดฟอร์เมตตรงกัน
  • Search Only Current Field เมื่อต้องการค้นหาเฉพาะในฟิลด์ที่ Cursor อยู่ ไม่ต้องค้นหาทั้งตาราง
  • กำหนดค่าต่างๆ แล้ว ใช้ปุ่ม Find First เพื่อค้นหาครั้งแรก และใช้ปุ่ม Find Next เพื่อค้นหารายการถัดไป หรือปุ่ม Close เพื่อยกเลิกการค้นหาข้อมูล
DownMenu